HET NIEUWE WERKEN

HET NIEUWE WERKEN

Minder files, geen reistijd, efficiënt werken en plaats- en tijdonafhankelijk toegang hebben tot relevante informatie. Zie hier, de voordelen van ‘Het Nieuwe Werken’ (HNW). Vaak wordt HNW in één adem genoemd met ‘thuiswerken’ en ‘flexibele werkplekken’. Maar HNW is méér dan dat. Het staat voor een andere manier van denken over ‘organiseren’; en dit heeft weer gevolgen op tal van aandachtsgebieden waaronder leiderschap, samenwerken en organisatiecultuur de meest voor de hand liggende zijn. HNW is de aanzet voor organisatievernieuwing. Een vernieuwing die door steeds meer Nederlandse gemeenten wordt omarmd.

DE KENMERKEN

• Het aansturen van medewerkers vindt meer plaats op vertrouwen dan vanuit control. Dit vraagt om een andere aanpak van leidinggeven en om een ‘Projectmanager Nieuwe Stijl’;
• Het resultaat telt, niet aanwezigheid (lees: gemaakte uren). Vanwege de flexibele insteek van werk en afstand is alleen de out- en niet de input van medewerkers meetbaar;
• Medewerkers moeten meer de vrijheid hebben voor het inkleden van hun werk. Denk aan werktijden, werklocatie en werkwijze. Dit betekent minder procedures en minder regels;
• HNW kan niet zonder ondersteunende faciliteiten zoals ICT toepassingen, flexplekken en communicatiemiddelen (laptops/ smartphones/ tablets).

DE VOORDELEN

• HNW leidt tot betere bedrijfsresultaten en een hogere arbeidsproductiviteit;
• HNW zorgt voor een flinke kostenreductie vanwege een besparing op onder meer: kantoorruimte, energie-, reis- en printkosten;
• De reistijd van medewerkers neemt af. Files worden gemeden omdat er buiten de spits wordt gereisd (of in het geheel niet);
• HNW is een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde voor medewerkers. Zij bepalen wanneer en waar zij werken. Voor medewerkers met kinderen wordt HNW logischerwijs dan ook als zeer positief ervaren.

Is het dan allemaal rozengeur en zonneschijn waar het gaat om Het Nieuwe Werken? Nee, zeker niet. HNW kent ook kritische punten die we zeker serieus moeten nemen.

PUNTEN VAN KRITIEK

• Medewerkers ontmoeten elkaar minder vaak. De gesprekken met collega’s bij de koffiemachine worden vaak als een gemis ervaren (ondanks de digitale contactmomenten);
• De scheidslijn tussen werk en privé vervaagt dankzij HNW. Medewerkers krijgen het gevoel alsmaar bereikbaar te moeten zijn. Deze 24/7 bereikbaarheid levert voor de medewerker extra druk op. Zij hebben het gevoel altijd en overal online te moeten zijn en instant te moeten reageren op berichten van buitenaf. Het risico om meer tijd te besteden aan werk – zoals het checken en beantwoorden van e-mails in het weekend - is daarmee aanwezig. Sommige organisaties maken hier dankbaar gebruik van;
• HNW wordt door organisaties vooral omarmd voor het doorvoeren van kostenreducerende maatregelen en niet vanuit de filosofie om gerichter en beter (samen) te werken om zodoende tot het beste resultaat te komen.

HET VERWEZENLIJKEN VAN HNW IN DE PRAKTIJK

Het Nieuwe Werken binnen brengen in een gevestigde organisatie is niet eenvoudig. Zoals ik net schreef, vergt HNW het één en ander van zowel het management als de medewerker in de organisatie.

Managers die een directieve leiderschapsstijl voorstaan moeten leren loslaten en vertrouwen op het verantwoordelijkheidsgevoel van de medewerker. Wat ook als lastig wordt ervaren door het management is dat je – vanwege de afstand – niet goed bij kunt sturen op taken die de medewerker verricht. De medewerker is sneller geneigd een taak/ project naar eigen inzicht op te pakken. Anders dan wanneer dit binnen de muren van de organisatie wordt opgepakt waar doorlopend met het team wordt afgestemd. Een veelgehoorde klacht van managers betreft tenslotte het ontbreken van inzicht met betrekking tot de werklast. Op de afdeling vindt er steeds een (evenredige) verdeling van het werk plaats over de verschillende medewerkers. Goed inzicht hoeveel werk een medewerker nog heeft liggen wordt door de fysieke afstand vertroebeld. Het mogelijke gevolg, de ene medewerker staat op de tennisbaan terwijl de ander het weekend door moet werken om de taken gedaan te krijgen.

HNW vraagt derhalve om een grote zelfstandigheid en verantwoordelijkheid van de medewerker en om vertrouwen van de manager. Om hiertoe te komen, zullen veelal aanpassingen in het organisatieontwerp moeten plaatsvinden en moet de wijze van leidinggeven tegen het licht worden gehouden. De organisatie zal platter moeten worden en minder stringent. Er moet meer ruimte zijn voor zelfsturing maar deze moet wel duidelijk en strak worden georganiseerd.

Voor een goede implementatie van HNW moet er sprake zijn van co-creatie en zelforganisatie. De medewerker neemt de verantwoordelijkheid voor het leveren van een optimale bijdrage aan organisatieresultaten. De medewerker dient gemotiveerd te zijn, creërt toegevoegde waarde en stelt in alles de klant voorop. HNW vraagt om creatieve oplossingen voor problemen die zich voor kunnen doen.

Het Nieuwe Werken moet de prestaties van mens en organisatie bevorderen. Met een kritische blik de organisatie en alle aspecten (structuur, cultuur, strategie, kapitaal en systemen) en haar interne condities bekijken, is een voorwaarde voor draagvlak en een goede implementatie van HNW.

Schuiling Consult heeft veel ervaring met het opzetten van Het Nieuwe Werken binnen een organisatie. Wij weten wat er bij de organisatieverandering komt kijken en hoe hier op te anticiperen. Overweegt ook jouw organisatie/ bedrijf/ gemeente over te stappen op HNW? Laat je in dat geval informeren door een partij die kennis van zaken heeft. Neem vandaag nog contact op met Schuiling Consult.